In den letzten Wochen und Monaten haben wir uns intensiv damit auseinandergesetzt, wie man mit den Herausforderungen dieser Zeit umgeht und wie sich Veränderungen mitgestalten lassen. In diesem Blogpost erklären wir, wie wir uns Planung in Zukunft vorstellen, und zeigen unsere Interpretation der Matrix rund um die Begriffe „known“ und „unknown“.

Jede Planung eines Events, einer Messe oder einer Konferenz bezieht sich auf sichere Parameter und flexible Strukturen. Dieses Verhältnis existiert weiterhin, nur haben sich mit der aktuellen Situation sowohl die Fixpunkte als auch die Variablen verschoben. Daher haben wir uns dazu entschlossen, uns bei der Planung von Veranstaltungen auf das zu konzentrieren, was wir bereits wissen (known known, unknown known) bzw. fehlendes Wissen durch Recherchen zu vervollständigen (known unknown).

Dieser recherchierte Status Quo ist die Basis eines Erstkonzepts. In Zeiten wie diesen ändern sich Rahmenbedingungen häufig und unvorhersehbar. Daher ist uns bewusst, dass unsere Planung gewisse Unbekannte beinhaltet (unknown unknown).

Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass wir vor der Konzeption einer neuen Veranstaltung folgende drei Punkte im Detail durchdenken:

Welche Maßnahmen gelten aktuell und was müssen wir tun, damit wir diese bei der Veranstaltung einhalten können?

Das kann eine bestimmte Wegführung oder ein fixer Sitzplatz sein – also gesetzliche Maßnahmen, die von der Bundesregierung vorgegeben sind.

Wenn wir an die Außenwirkung unserer Kunden denken – welche Punkte müssen wir besonders beachten?

Hier geht es darum, eine ganzheitliche Kommunikation vor dem Event mitzudenken. Die Besucher*innen möchten vorab wissen, welche Maßnahmen getroffen werden, um sie zu schützen – wir müssen mit unserer Planung der Unsicherheit jeder/s Einzelnen entgegenwirken.

Der soziologische Aspekt

Nur weil Veranstaltungen erlaubt sind, bedeutet das nicht, dass automatisch auch wieder Gäste kommen werden. Ereignisse müssen mit größter Umsicht geplant und die individuellen Befindlichkeiten eines jeden Gastes müssen berücksichtigt werden. War es früher so, dass die Parameter guter Gastlichkeit mit Kriterien wie schnelle Registratur oder kurze Schlangen am Buffet bewertet wurden, steht mittlerweile die gesundheitliche Sicherheit der Gäste im Fokus.

Die Berücksichtigung dieser drei Punkte stellt für uns sicher, dass wir mit den zusätzlichen Unsicherheiten der aktuellen Zeit richtig umgehen und, dass wir, wie bisher auch, bis zur letzten Minute flexibel bleiben und somit die an uns gesetzten Qualitätsansprüche gewährleistet sind.

Unser Ziel – nicht: „trotz Krise und Auflagen eine nette Veranstaltung“ sondern, ein großartiges Erlebnis für die Gäste – ganz ohne Krise.